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Udo Netzel Director (CEO)

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)

BMFDas Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ein neues Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Damit werden die 20 Jahre alten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ersetzt.

Was ändert sich durch die GoBD konkret?

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen

  • Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung („ist unbedenklich“).
  • Acht-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokorrentbeziehungen.
  • Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete Belegablage erfüllt werden, die die „Erfassung“ im Sinne der ersten beiden Punkte einschließt. Die „Schuhkarton-Buchführung“ ist somit nur noch für 8-10 Tage möglich. Danach muss eine geordnete Belegablage erfolgt sein.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

  • Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z.B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung (= erstmalige Aufzeichnung, die nicht zwingend IT-gestützt erfolgt) als unveränderbar.
  • Das gilt auch für Vorsysteme (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
  • Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der USt-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
  • Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
  • Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten

  • Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/ aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der
    Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
  • Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
  • Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.

Sonstiges

  • Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von Grund(buch)aufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen.

Anforderungen an elektronische Belege durch die GoBD

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Dies bedeutet auch, dass elektronische Dokumente nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Vielmehr müssen sie für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Worauf ist bei Belegen und sonstigen Unterlagen zu achten, die in elektronischer Form in das Unternehmen eingehen?

Belege oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die in elektronischer Form Eingang in das Unternehmen finden (z. B. per E-Mail, per Download, per USB-Stick etc.), sind genau in dieser Form unverändert aufzubewahren und für einen maschinellen Datenzugriff im Fall der Außenprüfung vorzuhalten. Das gilt unabhängig davon, ob die Daten anschließend unverändert in ein IT-System importiert werden oder vor der weiteren Verwendung in andere Formate oder Strukturen konvertiert werden etc.

Auch nach einer Konvertierung in ein sogenanntes „Inhouse-Format“, bei dem das Ergebnis der Umwandlung inhaltlich identisch (verlustfrei) und für die maschinelle Auswertbarkeit verfügbar ist, ist die original in das Unternehmen eingegangene Datei aufzubewahren, das heißt sie darf nicht gelöscht werden.

Weitere Informationen zu den GoBD:

BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel
Udo Netzel ist Geschäftsführer der BUNDEO Limited und erledigt seit über 20 Jahren Finanz- und Lohnbuchführung für seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (ursprünglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend tätig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage (heute LexWIKI.de) und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht. Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Foundation, einer gemeinnützigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

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