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Udo Netzel Director (CEO)

Grunds├Ątze ordnungsgem├Ą├čer Buchf├╝hrung (GoBD)

BMFDas Bundesministerium der┬áFinanzen (BMF) hat ein neues┬áSchreiben zu den Grunds├Ątzen zur ordnungsm├Ą├čigen F├╝hrung und Aufbewahrung von B├╝chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ver├Âffentlicht. Damit werden die 20 Jahre alten Grunds├Ątze ordnungsm├Ą├čiger DV-gest├╝tzter Buchf├╝hrungssysteme (GoBS) und die Grunds├Ątze zum Datenzugriff und Pr├╝fbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ersetzt.

Was ├Ąndert sich durch die GoBD konkret?

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen

  • Erfassung von unbaren Gesch├Ąftsvorf├Ąllen innerhalb von zehn Tagen als┬áOrientierung („ist unbedenklich“).
  • Acht-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokorrentbeziehungen.
  • Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine┬ágeordnete Belegablage erf├╝llt werden, die die „Erfassung“ im Sinne der ersten beiden Punkte einschlie├čt. Die „Schuhkarton-Buchf├╝hrung“ ist somit nur noch f├╝r 8-10 Tage m├Âglich. Danach muss eine geordnete Belegablage┬áerfolgt sein.

Unver├Ąnderbarkeit von Buchungen┬áund Aufzeichnungen

  • Grunds├Ątzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundb├╝chern┬á(z.B. Eingangs- und Ausgangsb├╝cher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung (= erstmalige Aufzeichnung, die nicht zwingend IT-gest├╝tzt erfolgt) als unver├Ąnderbar.
  • Das gilt auch f├╝r Vorsysteme (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung,┬áZeiterfassung).
  • Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren┬áUnver├Ąnderbarkeit (ÔÇ×FestschreibungÔÇť) unterliegt erstmals konkreten Fristen,┬ádie sich am Termin der USt-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
  • Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erf├╝llen┬áohne weitere Ma├čnahmen nicht die Ordnungsm├Ą├čigkeitsanforderungen.
  • Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gest├╝tzte Aufzeichnungen┬ám├╝ssen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historisierung, Protokollierung,┬áVerfahrensdokumentation).

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten

  • Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene┬áaufzeichnungs-/ aufbewahrungspflichtige Daten, Datens├Ątze und elektronische┬áDokumente sind unver├Ąndert aufzubewahren und d├╝rfen nicht vor Ablauf der
    Aufbewahrungsfrist gel├Âscht werden.
  • Sie m├╝ssen f├╝r Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung┬ávorgehalten werden.
  • Das gilt nicht nur f├╝r Daten der Finanzbuchf├╝hrung, sondern auch f├╝r alle┬áEinzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den┬áVor- und Nebensystemen der Finanzbuchf├╝hrung.

Sonstiges

  • Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von┬áGrund(buch)aufzeichnungen und Buchungss├Ątzen sind zu erf├╝llen.

Anforderungen an elektronische Belege durch die GoBD

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datens├Ątze, elektronische┬áDokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort┬áeingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und d├╝rfen vor Ablauf┬áder Aufbewahrungsfrist nicht gel├Âscht werden.┬áDies bedeutet auch, dass elektronische Dokumente nicht ausschlie├člich in ausgedruckter┬áForm aufbewahrt werden d├╝rfen. Vielmehr m├╝ssen sie f├╝r die Dauer der
Aufbewahrungsfrist unver├Ąnderbar erhalten bleiben.

Worauf ist bei Belegen und sonstigen Unterlagen zu achten, die in elektronischer Form in das Unternehmen eingehen?

Belege oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die in elektronischer Form Eingang┬áin das Unternehmen finden (z. B. per E-Mail, per Download, per USB-Stick etc.),┬ásind genau in dieser Form unver├Ąndert aufzubewahren und f├╝r einen maschinellen┬áDatenzugriff im Fall der Au├čenpr├╝fung vorzuhalten. Das gilt unabh├Ąngig davon, ob┬ádie Daten anschlie├čend unver├Ąndert in ein IT-System importiert werden oder vor der┬áweiteren Verwendung in andere Formate oder Strukturen konvertiert werden etc.

Auch nach einer Konvertierung in ein sogenanntes┬á„Inhouse-Format“, bei dem das Ergebnis┬áder Umwandlung inhaltlich identisch (verlustfrei) und f├╝r die maschinelle Auswertbarkeit┬áverf├╝gbar ist, ist die original in das Unternehmen eingegangene Datei aufzubewahren,┬ádas hei├čt sie darf nicht gel├Âscht werden.

Weitere Informationen zu den GoBD:

BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel
Udo Netzel ist Gesch├Ąftsf├╝hrer der BUNDEO Verwaltungs-GmbH, die als Komplement├Ąrin f├╝r die LexSHOP GmbH & Co.KG, sowie die LexUSER GmbH & Co.KG fungiert. Er erledigt seit ├╝ber 25 Jahren Finanz- und Lohnbuchf├╝hrung f├╝r seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (urspr├╝nglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend t├Ątig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage, dieses LexWIKI und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht.

Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Fondation, einer gemeinn├╝tzigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

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