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Datenzugriff auf Einzelaufzeichnungen einer PC-Kasse

Urteil - Datenzugriff des Finanzamtes auf Einzelaufzeichnungen einer PC-KasseF├╝hrt ein Apotheker ├╝ber die nach der Rechtsprechung zul├Ąssige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverk├Ąufe, ist er in der Regel nicht verpflichtet, diese Datei dem Finanzamt bei einer Betriebspr├╝fung vorzulegen.┬áDas hat das Hessische Finanzgericht entschieden (Az.: 4 K 422/12).

Geklagt hatte eine Apothekerin, die die Bareinnahmen ihrer Apotheke mit einer sogenannten PC-Kasse erfasste. Die baren Tageseinnahmen stellte sie durch fortlaufende Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit anschlie├čender Nullstellung des Kassenspeichers fest. Die Summe der t├Ąglichen Bareinnahmen wurde manuell in das Kassenbuch ├╝bertragen, das Grundlage der Buchf├╝hrung war. Der Aufforderung des Betriebspr├╝fers, auch die elektronische Datei mit den Einzelaufzeichnungen der Barverk├Ąufe vorzulegen, kam sie nicht nach. Zwar legte sie dem Betriebspr├╝fer eine CD mit Daten aus ihrem Kassensystem vor; die Datei mit der Einzeldokumentation der Verk├Ąufe hatte sie dabei jedoch entfernt.

Rechtsgrundlage f├╝r Einzelaufzeichnungen besteht nicht

Das Hessische Finanzgericht entschied, dass f├╝r die Aufforderung des Finanzamtes, auch die Datei mit den Einzelaufzeichnungen der Barverk├Ąufe vorzulegen, keine Rechtsgrundlage bestehe. Denn f├╝r die Kl├Ągerin, die nicht an andere gewerbliche Unternehmen, sondern an Endverbraucher liefere, habe aufgrund der Gr├Â├če und der Einzelumsatzh├Ąufigkeit weder nach dem Handelsgesetzbuch noch nach der Abgabenordnung oder nach berufsrechtlichen Bestimmungen eine Verpflichtung bestanden, die einzelnen Barverk├Ąufe manuell oder auf einem Datentr├Ąger aufzuzeichnen. Die Kl├Ągerin k├Ânne sich dabei auch auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs st├╝tzen, wonach es aus Gr├╝nden der Zumutbarkeit und Praktikabilit├Ąt f├╝r eine ordnungsgem├Ą├če Buchf├╝hrung auch im Computerzeitalter nicht erforderlich sei, Einzelaufzeichnungen zu f├╝hren, wenn der Unternehmer┬á– wie die klagende Apothekerin┬á– gegen Barzahlung Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl von┬áKunden im offenen Ladengesch├Ąft verkaufe. Ausreichend sei in solchen F├Ąllen, auf Einzelaufzeichnungen zu verzichten und die festgestellten Tagesendsummen t├Ąglich-fortlaufend in ein Kassenbuch zu ├╝bertragen. Die F├╝hrung des Kassenbuchs solle die streitigen Einzelaufzeichnungen gerade ersetzen.

Einzelaufzeichnungen geh├Âren nicht zu den Grundaufzeichnungen

Dass die Kl├Ągerin gleichwohl zus├Ątzlich die einzelnen Barverk├Ąufe freiwillig und programmgesteuert in einer gesonderten Datei mitgeschrieben und gespeichert habe, ├Ąndere hieran nichts und f├╝hre nicht zu einer Vorlagepflicht bei der Betriebspr├╝fung. Denn die Datei sei grunds├Ątzlich nicht Bestandteil der nach ┬ž 147 Abgabenordnung aufzubewahrenden Grundaufzeichnungen. Dass die Datei f├╝r das Finanzamt bei einer Verprobung der Pflichtaufzeichnungen hilfreich und interessant sein k├Ânne, sei unerheblich.

F├╝r den Betrieb der Apothekerin sei die gesonderte Aufzeichnung des Warenausgangs und der Einnahmen gerade nicht ┬áerforderlich. Dem Gesetzgeber stehe es allerdings frei, nach ├Âsterreichischem Vorbild ein gesetzliches Zugriffsrecht auch f├╝r die au├čerhalb einer gesetzlichen Aufzeichnungspflicht vom Steuerpflichtigen geschaffenen Daten zu schaffen.

Das Hessische Finanzgericht hat abschlie├čend und durchaus praxisrelevant aber auch klargestellt, dass die hier streitige Frage des Bestehens einer Vorlagepflicht nach ┬ž 147 AO von der Frage einer im ├ťbrigen erkennbaren Nichtordnungsm├Ą├čigkeit der Buchf├╝hrung und der dadurch er├Âffneten Sch├Ątzungsbefugnis des Finanzamtes nach ┬ž 162 AO strikt zu trennen sei. So lie├čen nicht ordnungsgem├Ą├če Kassenaufzeichnungen (z.B. Differenzen zwischen den Tagessummen laut Z-Bons und den Eintragungen im Kassenbuch oder die nicht zeitgerechte F├╝hrung des Kassenbuchs) den Schluss zu, dass nicht alle Bareinnahmen verbucht worden sind und berechtigten das Finanzamt zu Zusch├Ątzungen.

Das Urteil vom 24.04.2013 ist vorl├Ąufig nicht rechtskr├Ąftig.

Quelle: Pressemitteilung FG Kassel

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel
Udo Netzel ist Gesch├Ąftsf├╝hrer der BUNDEO Verwaltungs-GmbH, die als Komplement├Ąrin f├╝r die LexSHOP GmbH & Co.KG, sowie die LexUSER GmbH & Co.KG fungiert. Er erledigt seit ├╝ber 25 Jahren Finanz- und Lohnbuchf├╝hrung f├╝r seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (urspr├╝nglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend t├Ątig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage, dieses LexWIKI und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht.

Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Fondation, einer gemeinn├╝tzigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

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