Aufpassen: BFH stärkt Rechte bei Betriebsprüfung

Seit 2015 gelten die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Bisher haben viele Regelungen im Rahmen einer Betriebsprüfung keine oder nur eine untergeordnete Rolle gespielt. Die Finanzverwaltung konnte sich in vielen Punkten nicht auf eine einheitliche Rechtsprechung berufen. Das ist nun anders. Einige Urteile des BFH aus der jüngsten Geschichte die Rechte der Betriebsprüfer wesentlich gestärkt. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße – digitale – Buchhaltung deutlich verschärft haben.

Erweiterte Zugriffsrechte bei der Betriebsprüfung und Dokumentationspflichten

In den Urteilen des BFH vom 16.12.2014 – X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), X R 29/13 und X R 47/13, ging es um das Zugriffsrecht der Betriebsprüfung auf die Warenwirtschaftssysteme von Apotheken. Der BFH hat entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Steuerveranschlagung bedeutend sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei der Fall, wenn die in einem Vorsystem – wie einem Kassensystem – erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.

In dem Richterspruch des BFH vom 25.3.2015 – X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht ausgeprägt, hat der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.

Aktuell verschärfte Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung

Die BFH-Entscheidungen waren das Startsignal, um nun im Rahmen von Betriebsprüfungen Zugriff auf Vor- und Nebensysteme zu nehmen und um die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zu verlangen. Insbesondere ist dabei von Bedeutung, dass die Finanzverwaltung aus der Aussage des BFH, auch die Vorsysteme gehörten zu den für die Buchführung relevanten Datenverarbeitungssystemen, folgert, diese Vorsysteme müssten revisionssicher sein.

Über den Autor

Udo Netzel ist Geschäftsführer der BUNDEO Limited und erledigt seit über 20 Jahren Finanz- und Lohnbuchführung für seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (ursprünglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend tätig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage (heute LexWIKI.de) und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht. Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Foundation, einer gemeinnützigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.