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Seit 2015 gelten die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Bisher haben viele Regelungen im Rahmen einer Betriebsprüfung keine oder nur eine untergeordnete Rolle gespielt. Die Finanzverwaltung konnte sich in vielen Punkten nicht auf eine einheitliche Rechtsprechung berufen. Das ist nun anders. Einige Urteile des BFH aus der jüngsten Geschichte die Rechte der Betriebsprüfer wesentlich gestärkt. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße – digitale – Buchhaltung deutlich verschärft haben.
Erweiterte Zugriffsrechte bei der Betriebsprüfung und Dokumentationspflichten
In den Urteilen des BFH vom 16.12.2014 – X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), X R 29/13 und X R 47/13, ging es um das Zugriffsrecht der Betriebsprüfung auf die Warenwirtschaftssysteme von Apotheken. Der BFH hat entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Steuerveranschlagung bedeutend sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei der Fall, wenn die in einem Vorsystem – wie einem Kassensystem – erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.
In dem Richterspruch des BFH vom 25.3.2015 – X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht ausgeprägt, hat der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.
Aktuell verschärfte Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung
Die BFH-Entscheidungen waren das Startsignal, um nun im Rahmen von Betriebsprüfungen Zugriff auf Vor- und Nebensysteme zu nehmen und um die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zu verlangen. Insbesondere ist dabei von Bedeutung, dass die Finanzverwaltung aus der Aussage des BFH, auch die Vorsysteme gehörten zu den für die Buchführung relevanten Datenverarbeitungssystemen, folgert, diese Vorsysteme müssten revisionssicher sein.
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