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Udo Netzel Director (CEO)

Aufbewahrungsfrist: Was ist zu beachten?

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, gesch├Ąftliche Unterlagen ├╝ber eine bestimmte Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren*.┬áDie Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den entsprechenden Unterlagen erfolgte. Die Buchhaltung des Dezember 2001 haben Sie im Regelfall im Januar 2002 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt somit erst am 1. Januar 2003 und endet 10 Jahre sp├Ąter am 31. Dezember 2012. Ab 1. Januar 2013 d├╝rfen Sie somit die Unterlagen aus dem Jahr 2001 und fr├╝her vernichten.

Die Aufbewahrungsfristen f├╝r die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, n├Ąmlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten im ┬ž┬á147 Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthalten die ┬ž┬ž┬á238 und 257 Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften f├╝r Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen gr├Â├čten Teils ├╝berein, f├╝r die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist?

Hintergrund: Die Aufbewahrungsfristen sind dazu gedacht, den Finanz├Ąmtern und Sozialversicherungstr├Ągern l├╝ckenlose Pr├╝fungen zu erm├Âglichen. K├Ânnen Sie wichtige Unterlagen nicht vorlegen, d├╝rfen die Pr├╝fer in vielen F├Ąllen die f├Ąlligen Sozialbeitr├Ąge oder Steuern sch├Ątzen.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt f├╝r

  • das Lohnkonto und die entsprechenden Belege,
  • Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten, die f├╝r die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • sonstige Unterlagen, die f├╝r steuerliche Zwecke von Bedeutung sind, wie etwa Kassenstreifen oder Preisverzeichnisse.

Eine Aufbewahrungsfrist von zehn* Jahren gilt f├╝r

  • Lohnkonten, die Ihr Unternehmen mit den Gesch├Ąftsb├╝chern aufbewahren muss,
  • Arbeitsunterlagen und sonstige Organisationsunterlagen wie Kontenpl├Ąne oder Kontierungsunterlagen,
  • Aufzeichnungs- und Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsbuchf├╝hrung,
  • Aufzeichnungen von Umsatz- und Vorsteuer.

Personalunterlagen wie etwa den Arbeitsvertrag m├╝ssen Sie in jedem Fall solange aufbewahren, wie Ihr Mitarbeiter gegebenenfalls noch Anspr├╝che gegen Ihr Unternehmen geltend machen kann, also bis zum Ablauf der Verj├Ąhrung ÔÇô bei arbeitsrechtlichen Anspr├╝chen gilt die allgemeine Verj├Ąhrungsfrist von drei Jahren.

*┬áMit dem Jahressteuergesetz 2013 (ist derzeit noch nicht durch den Bundestag best├Ątigt worden) soll die zehnj├Ąhrige Aufbewahrungsfrist von 2013 an nur noch acht Jahre betragen. Ab 2015 ist dauerhaft eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vorgesehen.

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel
Udo Netzel ist Gesch├Ąftsf├╝hrer der BUNDEO Verwaltungs-GmbH, die als Komplement├Ąrin f├╝r die LexSHOP GmbH & Co.KG, sowie die LexUSER GmbH & Co.KG fungiert. Er erledigt seit ├╝ber 25 Jahren Finanz- und Lohnbuchf├╝hrung f├╝r seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (urspr├╝nglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend t├Ątig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage, dieses LexWIKI und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht.

Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Fondation, einer gemeinn├╝tzigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

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