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Udo Netzel Director (CEO)

Aufbewahrungsfrist: Was ist zu beachten?

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren*. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den entsprechenden Unterlagen erfolgte. Die Buchhaltung des Dezember 2001 haben Sie im Regelfall im Januar 2002 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt somit erst am 1. Januar 2003 und endet 10 Jahre später am 31. Dezember 2012. Ab 1. Januar 2013 dürfen Sie somit die Unterlagen aus dem Jahr 2001 und früher vernichten.

Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten im § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthalten die §§ 238 und 257 Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist?

Hintergrund: Die Aufbewahrungsfristen sind dazu gedacht, den Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern lückenlose Prüfungen zu ermöglichen. Können Sie wichtige Unterlagen nicht vorlegen, dürfen die Prüfer in vielen Fällen die fälligen Sozialbeiträge oder Steuern schätzen.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für

  • das Lohnkonto und die entsprechenden Belege,
  • Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind, wie etwa Kassenstreifen oder Preisverzeichnisse.

Eine Aufbewahrungsfrist von zehn* Jahren gilt für

  • Lohnkonten, die Ihr Unternehmen mit den Geschäftsbüchern aufbewahren muss,
  • Arbeitsunterlagen und sonstige Organisationsunterlagen wie Kontenpläne oder Kontierungsunterlagen,
  • Aufzeichnungs- und Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsbuchführung,
  • Aufzeichnungen von Umsatz- und Vorsteuer.

Personalunterlagen wie etwa den Arbeitsvertrag müssen Sie in jedem Fall solange aufbewahren, wie Ihr Mitarbeiter gegebenenfalls noch Ansprüche gegen Ihr Unternehmen geltend machen kann, also bis zum Ablauf der Verjährung – bei arbeitsrechtlichen Ansprüchen gilt die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren.

* Mit dem Jahressteuergesetz 2013 (ist derzeit noch nicht durch den Bundestag bestätigt worden) soll die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von 2013 an nur noch acht Jahre betragen. Ab 2015 ist dauerhaft eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vorgesehen.

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel

Udo Netzel ist Geschäftsführer der BUNDEO Limited und erledigt seit über 20 Jahren Finanz- und Lohnbuchführung für seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (ursprünglich „financial office“, heute „neue Steuerkanzlei“) aus dem Hause Lexware eingesetzt.

Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend tätig. Als „Erfinder“ der Sonderhomepage (heute LexWIKI.de) und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht.

Nebenbei – nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf – ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Foundation, einer gemeinnützigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

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Corporate Social Responsibility (CSR) bzw. Unternehmerische Sozialverantwortung

Logo CEFOMEC Wenn alle gesellschaftlichen Gruppen ihrer Verantwortung gerecht werden, dann lassen sich die globalen Herausforderungen gemeinsam meistern – zum gegenseitigen Vorteil ökonomischer, sozialer und ökologischer Ziele. Die BUNDEO® Limited unterstützt mit regelmäßigen Spenden den gemeinnützigen Verein CEFOMEC® e.V. beim Bau eines Krankenhauses in Lomié, im Süd-Osten von Kamerun, und unterstützt dort Kinder und Jugendliche. Bitte helfen auch Sie mit und spenden Sie für dieses Projekt. Vielen Dank.

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