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Udo Netzel Director (CEO)

Wie funktioniert das ELStAM-Verfahren?

Bisher teilten Arbeitnehmer ihre steuerlichen Merkmale für die Berechnung der Lohnsteuer den Arbeitgebern durch Vorlage der Lohnsteuerkarte, bzw. seit 2011 gegebenenfalls durch Vorlage der Ersatzbescheinigung mit.

Ab 2013 wird dieses Vorgehen durch das ELStAM-Verfahren ersetzt. ELStAM steht für ElektronischeLohnSteuerAbzugsMerkmale. Bei diesem Verfahren ruft der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt aus der Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern ab.

Genauso wie bei den Lohnsteuerkarten und Ersatzbescheinigungen ist der Arbeitgeber bei der Berechnung der Lohnsteuer an die ELStAM gebunden. Arbeitnehmer sollten deshalb ihre ELStAM-Daten überprüfen.
Wie der Arbeitnehmer seine beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten ELStAM abrufen kann, ist hier beschrieben: ELStAM -Abruf der eigenen ELStAM

Für Änderungen der ELStAM sind ausschließlich die Finanzämter zuständig.

Änderungen von melderechtlichen Daten (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder -austritt) werden von den Meldebehörden direkt an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt.

Kann ein Arbeitgeber die ELStAM nicht abrufen, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.

Ablauf des ELStAM-Verfahrens:

  1. Initial-Meldung:
    Der Arbeitgeber meldet seine Arbeitnehmer mit Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer erstmalig bei den Finanzbehörden an. Die Authentifizierung erfolgt dabei über die Arbeitgeber-Steuernummer und das ELSTER-Zertifikat. Die Initial-Meldung muss spätestens im Dezember 2013 erfolgen.
  2. Initial-Abruf:
    Nach 2 – 5 Werktagen stehen dem Arbeitgeber die ELStAM für seine Mitarbeiter in Form einer Anmeldebestätigungsliste zum Abruf bereit.
  3. Monatlicher Abgleich / Änderungslisten:
    Bei Beginn und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen sind die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber entsprechend an- bzw. abzumelden. Der Arbeitgeber ist ab der Initial-Meldung verpflichtet einmal im Monat die Änderungslisten der ELStAM abzurufen.
  4. Verwendung:
    Die ELStAM-Daten der Mitarbeiter sind innerhalb der nächsten 6 Monate ab der Initial-Meldung in die Lohnabrechnung zu übernehmen. Diese Übergangsfrist dient den Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Klärung bei abweichenden ELStAM-Daten.

Was ist vor der Teilnahme am ELStAM-Verfahren zu tun?

Für den Einstieg in das ELStAM-Verfahren wurde das Kalenderjahr 2013 vom Gesetzgeber als Einführungszeitraum festgelegt.

Um am ELStAM-Verfahren teilzunehmen, sind diese Voraussetzungen nötig:

  • Sie benötigen ein gültiges ELSTER-Zertifikat.
    Verwenden Sie das Zertifikat, das Sie auch für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen und Anmeldungen nutzen.
  • Die steuerliche Identifikationsnummer liegt vor.
  • Sie haben geprüft, ob die steuerliche Identifikationsnummer in den Angaben zum Arbeitnehmer richtig eingetragen ist.
  • Der Arbeitnehmer hat erklärt, ob Sie der Haupt- oder Nebenarbeitgeber sind.
    Für bereits vor der Teilnahme am ELStAM Verfahren abgerechnete Arbeitnehmer gilt:
    Arbeitnehmer mit der Steuerklasse 1-5 wird automatisch eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber erstellt.
    Für Arbeitnehmer mit der Steuerklasse 6: Nebenarbeitgeber.

Tipp:

  • Freibeträge müssen vom Arbeitnehmer neu beantragt werden:
    Mit der Umstellung auf das ELStAM-Verfahren, müssen die bisher in der Übergangszeit 2011-2013 automatisch übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug neu beantragt werden.
    Um spätere Korrekturen zu vermeiden, weisen Sie den Mitarbeiter rechtzeitig darauf hin.
    Beantragt der Mitarbeiter die Freibeträge für 2013 nicht, kann das Auswirkungen auf den Nettolohn haben.Unter elster.de finden Sie einen Mustertext `Anschreiben an Arbeitnehmer Lohnsteuer-Freibeträge´, zur Verwendung. Hier sind auch weitere Informationsschreiben zur Aushändigung an Ihre Arbeitnehmer zu finden.
  • Der Arbeitnehmer ist verpflichtet die ELStAM zu prüfen.
    Lassen Sie sich die Prüfung der ELStAM von jedem Arbeitnehmer schriftlich bestätigen.

Über den Autor

Bild vom Autor Udo Netzel

Udo Netzel

Udo Netzel ist Geschäftsführer der BUNDEO Limited und erledigt seit über 20 Jahren Finanz- und Lohnbuchführung für seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (ursprünglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt.

Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend tätig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage (heute LexWIKI.de) und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht.

Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der CEFOMEC Foundation, einer gemeinnützigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.

Kommentare

  • Gerhard sagt:

    Hallo, bisher habe ich die Lohnabrechnungen mit Lexware Lohnauskunft angefertigt. Kann ich damit auch am ELStAm Verfahren teilnehmen. Oder Muss ich mir Lexware Kohn + Gehalt anschaffen ?? Danke für Ihre Antwort .
    MfG

    • Udo Netzel sagt:

      Die Lexware Lohnauskunft ist kein Abrechnungs-, sondern ein Auskunfts-Programm. So gibt es dort weder Lohnjournal noch Lohnkonto. Beides ist aber gesetzlich erforderlich. Da man bei einer Auskunft kein ElStAM benötigt, hat es Lexware auch nicht eingebaut. Um rechtlich abgesichert abzurechnen, benötigen Sie ein „vollständiges“ Lohnprogramm; bei Lexware also „Lexware Lohn+Gehalt“ oder höher (Plus, Pro, Premium).

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